Dans l’épisode du podcast Orbeet dédié aux achats dans Odoo, Franck et Florent explorent, avec clarté et humour, toutes les étapes du processus d’achat dans le célèbre ERP. Un contenu essentiel pour les entreprises qui souhaitent rationaliser leurs flux avec Odoo et tirer le meilleur de vos outils numériques.
Démarrer ses achats : de la recherche fournisseur à la contractualisation
Le parcours débute par la sélection des fournisseurs. Grâce à Odoo, les appels d’offres peuvent être gérés depuis le module CRM, en appliquant des critères tels que la réactivité ou les conditions tarifaires. "On peut utiliser le module CRM pour mettre des étapes de sélection, comme dans un processus de vente", explique Franck. Une fois le fournisseur identifié, place à la contractualisation. Grâce au module de listes de prix, Odoo permet d’appliquer automatiquement les remises négociées selon des règles précises. L’outil Redner, développé par Orbeet, permet même de générer des contrats personnalisés et préremplis avec signature électronique.
Gérer les flux opérationnels et les validations d’achat
Odoo devient ensuite un outil au service des utilisateurs leur permettant de passer leurs commandes de façon autonome, tout en s’appuyant sur des flux de validation adaptés au contexte. Florent précise : "Il faut penser aux utilisateurs : un crayon à 2 euros ne devrait pas suivre le même circuit de validation qu’un billet d’avion à 2 000." Le système permet une flexibilité remarquable : groupes de validation, escalade hiérarchique, cas particuliers… Odoo s’adapte à l’organisation de l’entreprise.
Réception, facturation et conformité
Il s’agit ensuite de s’intéresser à la réception des marchandises et des services. Pour la marchandise, Odoo gère la logistique, les stocks et les contrôles qualité. Pour les services, un portail fournisseur peut être mis en place afin que les prestataires valident eux-mêmes leurs tâches réalisées. Cette rigueur permet de contrôler la facturation en la confrontant à la commande et à la réception. Franck rappelle : "Le système va vérifier automatiquement que la facture correspond aux quantités reçues et aux prix négociés."
Pour les entreprises gérant des catalogues fournisseurs complexes, Odoo permet d’intégrer automatiquement les fichiers de prix, voire de se connecter à des APIs pour les tenir à jour. "Quand les prix changent tous les jours, c’est essentiel de déclencher des mises à jour en temps réel via API" souligne Florent.
Enfin, les données collectées peuvent être analysées directement dans Odoo grâce aux feuilles de calcul intégrées, sans outil externe. Cela permet d’optimiser ses marges, ses contrats ou ses relations fournisseurs.